今日访谈会博通助力知行股份现文件档案知识一体化管理

“知行良知业股份有限”，简称知行股份，是我国西南地区一家知的新板上市，其经营目标是：做比较专业的沥青路面营造商。为了实现目标，档案管理系统化茧成蝶，不断的打磨产品质量，提升业务能力，最终在市场上拥有一席之地。会博通档案管理系统实现文件、文档、档案的收集、整理、鉴定、归档、利用、查询、借阅、销毁等全生命周期管理，满足党政机关,制造业,企业,事业单位等档案管理需求。https://www.huibotong.cn/

知行股份致力于为客户提供各类“高端、智能”的路面系统解决方案，立志于做全国路面行业发展的引领者。知行股份的创始人刘永伟先生，军人出身，任职过国企高管，为人低调、谦和，却又坚韧果断，属于践经验丰富的专家型企业家。

















知行股份从创始人、高管、各部门主管到全体员工，在重视路面技术创新的同时，也非常重视信息技术在企业管理中的应用，较早引入了致远OA系统和印章管理等系统。比较近，又与绍林科技合作，引入会博通知识管理系统软件，并定制与相关系统的数据接口，现了文件、档案、知识的一体化管理，消除了信息孤岛，使企业的信息化更上一层楼。










定制开发，现致远OA到会博通系统的单点登录与用户同步










知行股份委托绍林科技，专门开发了与致远OA的接口，用户登录致远OA，即可点击相应按钮，单点登录到会博通系统，避免了重复输入账号密码的麻烦。










绍林科技专门为知行股份开发了用户同步功能，致远OA系统中现有的组织架构与用户，可以自动同步到会博通系统中，并且可跟随致远OA系统中用户的增加删改自动进行同步更新，保证了企业内部组织架构与系统用户结构的一致性，也避免了用户信息的重复创建，大大提高了工作效率，节省了管理成本。
















会博通连接OA和印章系统的业务逻辑










定制开发，现归档文件的跨系统自动接收









绍林科技为知行股份定制开发了专门的服务程序，能定时从致远OA、章管家、印章卫士套系统中，按照预先设定的规则定期抓取已定稿的文件数据。包括元数据(档案著录项)和文件内容，自动转存到会博通系统中。从而现了会博通系统与致远OA、章管家、印章卫士的缝衔接，现了跨系统的文件自动接收，也使知行股份的档案管理工作接续到了文件形成时，大大提高了档案管理的及时性和工作效率。











印章系统文件样式










会博通强大的自定义能力，现综合档案的集中统一管理










知行股份将档案分为十大类，即：一、行政管理档案；二、群工作档案；、人力资源档案；四、财务会计档案；五、工程项目档案；六、经营销售档案；七、固定资产档案；八、企业资质档案；九、科技研发档案；十、信息化系统档案。










利用会博通的分类自定义功能，可以轻松地定义完成各类档案的分类架构，并且可以根据各类档案的特点，自定义档案的著录项目（元数据），从而现综合档案的集中统一管理。










对于常用的档案分类架构，如人事档案、项目档案等，还可以定义为分类模板，供需要时套用，可大大节省创建分类架构的时间。










从致远OA、章管家、印章卫士等系统中所接收的文件，可采用会博通提供的归档编辑功能或辅助自动归档功能，速而又方便的形成档案。对于不需要归档但有保留价值的文件，会博通也提供了专门的资料库管理功能，作为资料分门别类保存和管理。
















自动归档功能



现体档案与数字化电子档案的集成统一管理










会博通系统的档案管理特性，对于同一份档案，既可以存储其数字化电子文档，也可以记录体档案的存放位置。用户依权限查找到相应的档案时，可以在线阅读电子文档，也可以了解体档案的存放位置和状态，以便提交借阅、借用申请。










采用会博通系统对体档案与数字化电子档案现集成统一管理后，管理与利用的方便性和高效率特性突显，使全员参与文件档案知识管理成为可能，也为全员利用文件档案知识提供了更方便、更速的途径。










与组织职能及职责相适应的权限管理，既符合档案保密规定，又满足工作所需










会博通系统提供了与组织的职能和岗位职责相适应的多维度权限管理能力。










会博通的授权对象可以是模块和管理对象。因为管理对象是一个带层级的知识框架，即分类框架，所以权限又具有依知识框架的层级向下进行继承的特性。










比较新的会博通版本，也可以针对单个具体文件进行授权。










授权时，可将权限授予组织、个人甚至职务变量。在对一级组织授予权限时，其下属各级组织也将继承同样的权限。










为了简化授权，会博通提供了岗位设计功能。系统预设的岗位，包括系统管理员、类型管理员、业务管理员、全能编辑、编辑、全能作者、作者、投稿人、读者、目录读者等，也可根据业务需要重新设计岗位，不同岗位设置不同的操作权限。










在会博通系统中进行授权时，还可限制用户可访问的密级，缺省的密级划分遵循标准，但客户也可根据需要自主调整定义。










会博通内嵌流程引擎，全面现文档管理与利用的流程化、纸化










会博通内嵌的流程管理功能，通过自己独有的一种邮件——“流程邮件”来进行工作流程的运作和管理。用户可根据自己的工作需要，直接套用预先设计好的流程模板来现业务流程，也可根据自己的需要来任意设计与调整流程。流程中还可以包含子流程，表单功能完全符合组织机构的习惯与特点。










业务流程既可以手动跳转，也可以根据设定的条件来进行跳转，以现流程分支。










会博通还提供了若干流程管理设置功能，如限制转发、限制流程发送方式、流程处理的时效设置、流程提醒机制等，可通过内部提醒、短信或互联邮件来提示新邮件和督办等。










下图是一份档案借阅申请的流程示例：

















利用该流程，可现档案借阅手续的流程化与纸化










可选择的安全机制和独具特色的防扩散水印，避免档案利用过程中的扩散风险










会博通采用了全面而又灵活的安全策略，SSL络加密传输、数字证书、电子印章、USBK加密锁、强密码登录控制等，都可以方便地应用于会博通系统，用户可根据需求打造适合于自己需要的安全管理体系。










会博通提供了类似于黑匣子的痕迹管理以及用户操作与应用的全面监控功能。










会博通提供了具有自主知识产权的文档服务功能、包含支持多页文件处理的图片管理器、PDF文件阅读器以及各种常用格式的文件转换为PDF等，可非常方便地处理和阅读各种格式的文件。并且提供了完整的权限控制与防扩散功能，可根据系统设置自动添加屏幕水印和打印水印，可以设置通用水印、类型水印和流程后续水印。










即使通过屏幕拷贝、照相、打印（可控制打印权限）等方式获得文档，也会因为水印的存在而更容易溯源，打印证件办理相关事务时，通过打印水印还起到了限定打印件用途的作用。










文件水印效果










会博通知识搜索引擎，依权限速获取知识并返回比较佳匹配段落










会博通为知行股份提供了一个功能更完备的知识内容搜索工具——知识搜索平台，也称“工作搜索”。其含义是根据操作者的职能权限和工作需要来现搜索。并且，对于搜索出的文件档案知识，操作者还具备与职能权限相匹配的管理功能。















知识搜索功能










会博通的技术储备，可以满足知行股份未来的扩展需求










知行股份的创始人，对自己的企业发展和管理需求，有着明确的规划与目标，会博通将努力配合知行股份的企业发展需要，匹配其文件、档案、知识管理能力。









我们希望，并且相信，在不久的将来，会博通的知识支持技术将成为知行股份的知识支持工具，把更多业务系统中的文件、档案、知识，统一存储到会博通系统中，利用会博通来提供专业化的知识搜索服务。为知行股份的企业发展，为提高企业的核心竞争力，提供全面的知识支持。